Så vet du när ekonomisystemet har blivit ett hinder för tillväxt

Att byta ekonomisystem är inget litet beslut. Det påverkar hela organisationen, från ekonomi och ledning till sälj och operativ verksamhet. Å ena sidan är det vanligt att företag väntar för länge. Man vänjer sig vid tillfälliga lösningar, manuella arbetsmoment och krångliga processer, tills man plötsligt inser hur mycket tid, pengar och energi som gått förlorad.

Å andra sidan kan ett förhastat byte skapa nya problem. Frågan är därför inte om man ska byta ekonomisystem, utan när. Och framför allt, hur man vet att tiden faktiskt är inne.

Tydliga tecken på att ekonomisystemet inte längre räcker till

För mycket manuellt arbete

Om vardagen präglas av export till Excel, dubbelregistrering och manuell avstämning mellan system är det ett varningstecken. Ett modernt ekonomisystem ska minska administrationen, inte skapa merarbete.

När personalen lägger tid på att flytta data istället för att analysera den har systemet tappat sitt syfte.

Bristande integrationer

Dagens företag arbetar i flera system parallellt; CRM, tidrapportering, e-handel, kassasystem och analysverktyg behöver samverka.

Om ekonomisystemet inte kan integreras smidigt med övriga affärssystem uppstår informationsluckor. Det leder till sämre beslutsunderlag, långsammare processer och ökad risk för fel.

Svårigheter att följa upp och fatta beslut

Kan du snabbt ta fram tillförlitliga rapporter, nyckeltal och prognoser? Eller krävs det manuellt arbete och osäkra underlag?

När rapportering tar för lång tid eller ifrågasätts internt bromsas beslutsfattandet. I en föränderlig marknad är det en tydlig nackdel.

Systemet skalar inte med verksamheten

När bolaget växer förändras kraven. Nya affärsmodeller, fler användare, internationell verksamhet eller ökade rapportkrav ställer högre krav på systemen.

Om lösningen består av tillfälliga genvägar och lapptäcken av speciallösningar är det ofta mer kostsamt att fortsätta än att byta.

Att byta ekonomisystem är ett strategiskt projekt

Ett systembyte handlar inte bara om ekonomiavdelningen. Det är ett affärsprojekt som påverkar hela organisationen och det krävs därför struktur, tydliga mål och rätt involvering.

Här är tio principer som ökar chanserna till ett lyckat byte.

10 råd inför byte av ekonomisystem

1. Kartlägg nuläget
   Identifiera vad som fungerar bra i dag och vad som skapar frustration eller risk.

2. Involvera rätt roller tidigt
   Ekonomi, IT, ledning och verksamhetsansvariga behöver vara med från start.

3. Sätt tydliga mål
   Är målet bättre uppföljning, tidsbesparing, färre fel eller bättre integrationer?

4. Välj leverantör med verksamhetsförståelse
   Tekniken är viktig, men förståelse för era affärsprocesser är avgörande.

5. Prioritera användarvänlighet
   Ett system som inte används korrekt skapar inga värden.

6. Testa innan ni går live
   Pilotkörningar och testscenarier minskar risken för obehagliga överraskningar.

7. Planera övergången noggrant
   Tydlig tidsplan, ansvarsfördelning och realistiska resurser är avgörande.

8. Satsa på utbildning
   Trygga användare arbetar mer effektivt och gör färre fel.

9. Tänk långsiktigt
   Välj ett system som klarar nästa fas, inte bara dagens behov.

10. Följ upp efter implementation
    Utvärdera resultatet och säkerställ att ni verkligen får ut den nytta ni planerat för.

Vanliga frågor inför ett systembyte

Hur lång tid tar det att byta ekonomisystem?

Det beror på komplexitet, antal integrationer och hur förberedd organisationen är. För många små och medelstora företag tar processen mellan två och sex månader.

När är bästa tidpunkten att byta?

Många väljer årsskifte, men det är inget krav. Med god planering går det lika bra att byta mitt under året, så länge bokföring och rutiner är i ordning.

Hur minimerar man risken för driftstopp?

Noggrann planering, testning och tydlig ansvarsfördelning är avgörande, och erfaren projektledning gör därför stor skillnad.

Ekonomisystemet som del av helheten

Ett modernt ekonomisystem är inte en isolerad lösning. Det är en del av ett större systemlandskap där ekonomi, sälj och kunddata behöver hänga ihop.

När ekonomisystemet är rätt integrerat med CRM får ni bättre prognoser, tydligare uppföljning och ett gemensamt beslutsunderlag. Det skapar förutsättningar för mer träffsäkra analyser och bättre affärsbeslut.

Står ni inför ett byte av ekonomisystem, eller funderar på om ert nuvarande system verkligen stödjer er tillväxt?

Boka en demo av nr.se och se hur ett AI-drivet CRM kan samverka med ert ekonomisystem för bättre insikter, starkare uppföljning och ett mer sammanhållet affärsflöde.